Wezwanie do zapłaty w Niderlandach: ingebrekestelling

Szybka odpowiedź

Dłużnik w Niderlandach popada w zwłokę (verzuim), gdy minie uzgodniony termin płatności, a w pozostałych przypadkach – po pisemnym wezwaniu do wykonania zobowiązania (ingebrekestelling) z rozsądnym terminem (art. 6:82–6:83 BW). Konsument jest winien koszty windykacji dopiero po otrzymaniu veertiendagenbrief: upomnienia, które podaje dokładną kwotę kosztów i daje 14 dni liczonych od dnia następującego po otrzymaniu pisma (art. 6:96 lid 6 BW). Odsetki ustawowe od konsumentów wynoszą 4% w 2026 r. i biegną od chwili popadnięcia w zwłokę; między przedsiębiorcami odsetki w wysokości 10,40% od 1 lipca 2026 r. biegną automatycznie, a do tego należy się co najmniej 40 €. Pisemne upomnienie przerywa bieg przedawnienia. Niezapłacone roszczenia do 25 000 € rozpatruje kantonrechter.

Ten poradnik dotyczy kwot, które konsument lub firma w Niderlandach jest Ci już winna, np. niezapłaconej faktury lub uzgodnionego zwrotu. Zawiera ogólne informacje, a nie poradę prawną. W sprawie kaucji za najem zajrzyj do poradnika o pismach najemcy w Niderlandach; w sprawie wadliwego towaru lub usługi – do poradnika o reklamacjach w Niderlandach; a jeśli firma nadal wystawia rachunki po wypowiedzeniu umowy – do poradnika o wypowiadaniu umów w Niderlandach.

Sprawdź dług i to, czy dłużnik jest w zwłoce

Odsetki i koszty windykacji zależą od zwłoki (verzuim): dług musi być wymagalny, a warunki z art. 6:82–6:83 BW spełnione (art. 6:81 BW; BW to Burgerlijk Wetboek, niderlandzki kodeks cywilny). Jeśli uzgodniliście stały termin zapłaty, dłużnik popada w zwłokę z chwilą jego upływu, chyba że termin służył innemu celowi (art. 6:83 onder a). W pozostałych przypadkach zwłoka zaczyna się dopiero po pisemnym ingebrekestelling, które wyznacza rozsądny termin, gdy ten upłynie bez zapłaty (art. 6:82 lid 1). Ustawa nie określa długości terminu; w praktyce przyjmuje się zwykle 14 dni. Jeśli dłużnik oświadcza, że nie zapłaci, wystarczy pisemne oświadczenie, że uznajesz go za odpowiedzialnego (art. 6:82 lid 2 i 6:83 onder c). Nie ma ustawowego terminu płatności dla konsumentów: rozsądny termin wyznaczasz na fakturze.

Pilnuj przedawnienia (verjaring): roszczenie umowne przedawnia się pięć lat po tym, jak stało się wymagalne (art. 3:307 BW), ale roszczenie o cenę towarów sprzedanych konsumentowi – już po dwóch latach (art. 7:28 BW). Pisemne upomnienie lub pisemne oświadczenie, w którym jednoznacznie zastrzegasz sobie prawo do zapłaty, przerywa bieg przedawnienia i rozpoczyna nowy okres (art. 3:317 lid 1 i 3:319 BW), ale dopiero wtedy, gdy dotrze do dłużnika.

Dłużnik przedsiębiorca: terminy, odsetki i 40 €

Między przedsiębiorcami uzgodniony termin płatności nie może przekraczać 60 dni, chyba że dłuższy termin wyraźnie uzgodniono i nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela (art. 6:119a lid 5 BW). Duża firma płacąca przedsiębiorcy jednoosobowemu lub firmie z sektora MŚP ma na zapłatę najwyżej 30 dni; postanowienie przewidujące dłuższy termin jest nieważne (lid 6). Ustawowe odsetki handlowe (wettelijke handelsrente) biegną automatycznie od dnia następującego po terminie płatności, a jeśli go nie uzgodniono – po upływie 30 dni od dnia następującego po otrzymaniu faktury (lid 1–2). Ich wysokość to stopa EBC powiększona o 8 punktów procentowych, aktualizowana 1 stycznia i 1 lipca (art. 6:120 lid 2): od 1 lipca 2026 r. 10,40%. Co najmniej 40 € kosztów windykacji należy się bez żadnego upomnienia (art. 6:96 lid 4); opisana niżej skala dla konsumentów nie jest obowiązkowa między przedsiębiorcami, więc umowa może przewidywać inne koszty.

Dłużnik przedsiębiorca często jest już w zwłoce, ale formalne pismo i tak wyznacza ostateczny termin, zgłasza żądanie odsetek i kosztów oraz przerywa bieg przedawnienia. Podaj nazwę swojej firmy i numer wpisu do rejestru handlowego (KvK), dane faktury oraz termin, który uwzględnia czas doręczenia.

Onderwerp: Ingebrekestelling — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte heer, mevrouw,

Op [factuurdatum] heeft [bedrijfsnaam] (KvK-nummer [KvK-nummer]) u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro, met als uiterste betaaldatum [vervaldatum]. [Op [datum] hebben wij u een betalingsherinnering gestuurd.] Deze factuur is nog niet betaald.

Wij stellen u hierbij in gebreke en sommeren u het openstaande bedrag van [hoofdsom] euro uiterlijk op [datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer].

Vanaf de dag na de uiterste betaaldatum bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW), evenals een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag, ten minste 40] euro (artikel 6:96 lid 4 BW).

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan zullen wij zonder nadere aankondiging rechtsmaatregelen nemen, waarvan de kosten voor uw rekening kunnen komen. Wij behouden ons uitdrukkelijk al onze rechten voor, waaronder ons recht op nakoming.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam] [Bedrijfsnaam]

Dłużnik konsument: veertiendagenbrief

Konsument jest winien pozasądowe koszty windykacji tylko wtedy, gdy po popadnięciu w zwłokę otrzymał upomnienie wskazujące skutki braku zapłaty, w tym wysokość kosztów, i nie zapłacił w ciągu 14 dni liczonych od dnia następującego po upomnieniu (art. 6:96 lid 6 BW). Hoge Raad, niderlandzki Sąd Najwyższy, orzekł, że termin 14 dni zaczyna biec następnego dnia po otrzymaniu pisma (ECLI:NL:HR:2016:2704). Sformułowania takie jak „binnen 14 dagen na dagtekening” (w ciągu 14 dni od daty pisma), „na heden” (od dziś) czy „na verzending” (od wysłania) albo stała data liczona od wysłania są wadliwe; prawidłowe jest sformułowanie „binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” (w ciągu czternastu dni od dnia następującego po doręczeniu tego pisma) lub dłuższy termin powiązany z otrzymaniem pisma. Wadliwego pisma nie można naprawić, dając dodatkowy czas: wyślij nowe. Musisz udowodnić, kiedy pismo dotarło, a sądy oczekują, że pozew wskaże, kiedy je wysłano i kiedy zostało otrzymane.

Podaj koszty jako kwotę w euro według skali ustawowej: 15% od pierwszych 2500 €, 10% od kolejnych 2500 €, 5% od kolejnych 5000 €, 1% od kolejnych 190 000 € i 0,5% od nadwyżki, co najmniej 40 € i najwyżej 6775 €; bez VAT, chyba że spełnione są warunki rozporządzenia. Ujmij w jednym piśmie wszystkie faktury tego samego dłużnika i zsumuj kwoty (art. 6:96 lid 7). Przy drobnych rachunkach miesięcznych koszty wynoszą 40 € za pierwszą niezapłaconą ratę i 20 € za każdą kolejną w ciągu sześciu miesięcy (lid 8). Za samo wysłanie tego 14-dniowego pisma nie możesz niczego pobierać. Odsetki ustawowe w wysokości 4% rocznie w 2026 r. biegną od chwili popadnięcia w zwłokę (art. 6:119 BW).

Wyślij to pismo dopiero wtedy, gdy konsument jest w zwłoce. Jeśli faktura nie miała jasnego terminu płatności, najpierw wyślij ingebrekestelling: nie jest przesądzone, czy jedno pismo może pełnić obie funkcje, a praktyka sądów jest różna. Uzupełnij wszystkie pola i samodzielnie oblicz kwotę kosztów.

Onderwerp: Aanmaning — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],

Op [factuurdatum] heb ik u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum]. [Op [datum] heb ik u een betalingsherinnering gestuurd.] Ik heb uw betaling nog niet ontvangen.

Ik verzoek u het bedrag van [hoofdsom] euro te betalen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd, op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer]. Aan deze brief zijn geen kosten verbonden.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u daarnaast buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van [bedrag incassokosten] euro, berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (artikel 6:96 BW). Over de hoofdsom bent u vanaf [datum waarop het verzuim is ingetreden] de wettelijke rente verschuldigd (artikel 6:119 BW).

Hebt u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Bent u het niet eens met de factuur, laat mij dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten waarom.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam of bedrijfsnaam]

Firmy windykacyjne od 1 października 2026 r.

Firma windykacyjna (incassobureau), która na zlecenie innych ściąga należności od osoby mieszkającej w Niderlandach, musi być wpisana do prowadzonego przez Justis rejestru firm windykacyjnych (Wet kwaliteit incassodienstverlening, Wki). Od 1 października 2026 r. dłużnik nie musi płacić niezarejestrowanej firmie i nie jest winien ani kosztów windykacji za jej działania, ani odsetek ustawowych od chwili jej pierwszego pisemnego wezwania do zapłaty (art. 18 Wki). Obowiązek rejestracji dotyczy windykacji na rzecz osoby trzeciej, a nie wierzyciela, który dochodzi zapłaty własnej faktury, więc powyższe pisma możesz wysłać samodzielnie. Jeśli zlecasz sprawę firmie windykacyjnej, najpierw sprawdź rejestr; oficjalne źródła nie mówią wprost, jak przepis stosuje się do firmy z siedzibą za granicą.

Jeśli zapłata nadal nie przychodzi

Kantonrechter, niderlandzki sędzia rozpoznający mniejsze sprawy, rozstrzyga roszczenia pieniężne do 25 000 €, łącznie z odsetkami do dnia wniesienia pozwu, a Ty możesz działać bez adwokata (art. 93 i 79 Rv, niderlandzkiego kodeksu postępowania cywilnego). Pozew (dagvaarding) przygotowujesz samodzielnie; komornik sądowy (gerechtsdeurwaarder) podpisuje go i doręcza, zwykle co najmniej siedem dni przed pierwszym posiedzeniem. Jeśli dłużnik nie odpowie, wyrok zaoczny zapada zwykle w ciągu dwóch tygodni. W 2026 r. opłata sądowa wynosi dla osób fizycznych od 93 € do 753 €, a dla firm od 139 € do 1504 €, zależnie od roszczenia. Wyrok może wykonać tylko komornik. Jeśli jesteś w innym kraju UE, roszczenia bezsporne obejmuje europejski nakaz zapłaty (rozporządzenie (WE) nr 1896/2006); w Niderlandach zajmuje się nim sąd w Hadze (rechtbank Den Haag), który przyjmuje wnioski tylko po niderlandzku. MaisonMail wysyła listy; nie występuje przed sądem ani nie windykuje długów.

Wyślij pismo i zachowaj dowody

Prześlij gotowy plik PDF lub napisz list w MaisonMail, a faktury dodaj jako pliki PDF podczas wysyłki. Adres odbiorcy określa kraj docelowy; dostępne usługi, szacowany termin doręczenia i końcowa cena są widoczne przed płatnością. Niderlandzkie prawo wymaga, aby te pisma miały formę pisemną, ale nie przewiduje konkretnego kanału: zwykły list lub list ze śledzeniem przesyłki jest ważny. Liczy się to, że pismo dotrze do dłużnika (art. 3:37 lid 3 BW), a Ty musisz udowodnić, kiedy to nastąpiło, zwłaszcza przy veertiendagenbrief – inaczej sąd odmówi zasądzenia kosztów. Uwzględnij czas druku i doręczenia, wyślij to samo pismo e-mailem i poproś o potwierdzenie otrzymania. Jeśli otrzymanie pisma będzie prawdopodobnie kwestionowane albo zbliża się przedawnienie, wyślij je także niderlandzkim listem poleconym (aangetekende brief) albo zleć doręczenie komornikowi; list ze śledzeniem przesyłki nie jest listem poleconym. Zachowaj kopię dokładnie tego listu, który wysyłasz: śledzenie przesyłki pokazuje, że dotarła, ale nie to, co zawierała.