Onbetaalde factuur in Nederland: ingebrekestelling

Kort antwoord

Een schuldenaar is in verzuim zodra een afgesproken betaaldatum is verstreken of, anders, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn (art. 6:82–6:83 BW). Een consument is pas incassokosten verschuldigd na een veertiendagenbrief: een aanmaning met de exacte kosten en een termijn van 14 dagen vanaf de dag na ontvangst (art. 6:96 lid 6 BW). De wettelijke rente voor consumenten is 4% in 2026, vanaf het verzuim; tussen bedrijven loopt 10,40% vanaf 1 juli 2026 automatisch, plus minstens € 40. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring. Onbetaalde vorderingen tot € 25.000 gaan naar de kantonrechter.

Deze gids gaat over bedragen die een consument of een bedrijf in Nederland al verschuldigd is, zoals een onbetaalde factuur of een toegezegde terugbetaling. Het is algemene informatie, geen juridisch advies. Voor een huurborg kun je terecht in onze gids over brieven aan je verhuurder in Nederland; voor een gebrekkig product of een slechte dienst in onze gids over een klacht indienen in Nederland; voor een bedrijf dat na je opzegging blijft factureren in onze gids over een contract opzeggen in Nederland.

De vordering controleren en nagaan of de schuldenaar in verzuim is

Rente en incassokosten hangen af van verzuim: de vordering moet opeisbaar zijn en aan de voorwaarden van art. 6:82–6:83 BW moet zijn voldaan (art. 6:81 BW). Heb je een vaste betaaldatum afgesproken, dan is de schuldenaar in verzuim zodra die is verstreken, tenzij de termijn een andere strekking had (art. 6:83 onder a). Anders begint het verzuim pas na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, zodra die termijn zonder betaling is verstreken (art. 6:82 lid 1). De wet legt de termijn niet vast; 14 dagen is gebruikelijk. Laat de schuldenaar weten dat hij niet zal betalen, dan volstaat een schriftelijke mededeling waarin je hem aansprakelijk stelt (art. 6:82 lid 2 en 6:83 onder c). Voor consumenten bestaat geen wettelijke betaaltermijn: je zet zelf een redelijke termijn op de factuur.

Let op de verjaring: een vordering uit een overeenkomst verjaart vijf jaar nadat ze opeisbaar is geworden (art. 3:307 BW), maar de koopprijs van goederen die aan een consument zijn verkocht al na twee jaar (art. 7:28 BW). Een schriftelijke aanmaning of een schriftelijke mededeling waarin je je recht op betaling ondubbelzinnig voorbehoudt, stuit de termijn, waarna een nieuwe termijn begint (art. 3:317 lid 1 en 3:319 BW), maar pas zodra die de schuldenaar bereikt.

Bedrijven als schuldenaar: termijnen, rente en € 40

Tussen bedrijven mag een afgesproken betaaltermijn niet langer zijn dan 60 dagen, tenzij uitdrukkelijk een langere termijn is afgesproken die niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser (art. 6:119a lid 5 BW). Een groot bedrijf dat een zzp’er of mkb-bedrijf betaalt, mag er hooguit 30 dagen over doen; een beding met een langere termijn is nietig (lid 6). De wettelijke handelsrente loopt automatisch vanaf de dag na de betaaldatum of, als die niet is afgesproken, vanaf 30 dagen na de dag na ontvangst van de factuur (lid 1–2). Ze bedraagt de ECB-rente plus 8 procentpunten en wordt elk jaar op 1 januari en 1 juli opnieuw vastgesteld (art. 6:120 lid 2): 10,40% sinds 1 juli 2026. Minstens € 40 aan incassokosten is verschuldigd zonder enige aanmaning (art. 6:96 lid 4); de staffel voor consumenten hieronder is tussen bedrijven niet dwingend, dus het contract kan andere kosten bepalen.

Een bedrijf als schuldenaar is vaak al in verzuim, maar een formele brief stelt toch een laatste datum, maakt aanspraak op rente en kosten en stuit de verjaring. Vermeld je bedrijfsnaam en KvK-nummer, de factuurgegevens en een datum die ruimte laat voor de bezorging.

Onderwerp: Ingebrekestelling — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte heer, mevrouw,

Op [factuurdatum] heeft [bedrijfsnaam] (KvK-nummer [KvK-nummer]) u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro, met als uiterste betaaldatum [vervaldatum]. [Op [datum] hebben wij u een betalingsherinnering gestuurd.] Deze factuur is nog niet betaald.

Wij stellen u hierbij in gebreke en sommeren u het openstaande bedrag van [hoofdsom] euro uiterlijk op [datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer].

Vanaf de dag na de uiterste betaaldatum bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW), evenals een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag, ten minste 40] euro (artikel 6:96 lid 4 BW).

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan zullen wij zonder nadere aankondiging rechtsmaatregelen nemen, waarvan de kosten voor uw rekening kunnen komen. Wij behouden ons uitdrukkelijk al onze rechten voor, waaronder ons recht op nakoming.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam] [Bedrijfsnaam]

Consumenten als schuldenaar: de veertiendagenbrief

Een consument is alleen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd als je hem na het intreden van het verzuim een aanmaning hebt gestuurd waarin staat wat de gevolgen van niet-betalen zijn, inclusief de hoogte van de kosten, en hij niet heeft betaald binnen 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning (art. 6:96 lid 6 BW). Volgens de Hoge Raad beginnen die 14 dagen op de dag na ontvangst (ECLI:NL:HR:2016:2704). Formuleringen als “binnen 14 dagen na dagtekening”, “na heden” of “na verzending”, of een vaste datum gerekend vanaf de verzending, zijn ongeldig; “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” of een langere termijn die aan de ontvangst is gekoppeld, is geldig. Een gebrekkige brief kun je niet herstellen door extra tijd te geven: stuur een nieuwe. Je moet kunnen bewijzen wanneer de brief is aangekomen, en rechters verwachten dat in de dagvaarding staat wanneer hij is verstuurd en ontvangen.

Vermeld de kosten als eurobedrag volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775; geen btw, tenzij aan de voorwaarden van het besluit is voldaan. Zet alle facturen voor dezelfde schuldenaar in één brief en tel de bedragen op (art. 6:96 lid 7). Bij kleine maandelijkse rekeningen bedragen de kosten € 40 voor de eerste onbetaalde termijn en € 20 voor elke volgende binnen zes maanden (lid 8). Voor het versturen van de veertiendagenbrief zelf mag je niets rekenen. De wettelijke rente van 4% per jaar in 2026 loopt vanaf het verzuim (art. 6:119 BW).

Stuur deze brief pas als de consument in verzuim is. Had de factuur geen duidelijke vervaldatum, stuur dan eerst een ingebrekestelling: of één brief beide functies kan vervullen, staat niet vast, en de praktijk verschilt per rechtbank. Vervang alle invulvelden en bereken het kostenbedrag zelf.

Onderwerp: Aanmaning — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],

Op [factuurdatum] heb ik u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum]. [Op [datum] heb ik u een betalingsherinnering gestuurd.] Ik heb uw betaling nog niet ontvangen.

Ik verzoek u het bedrag van [hoofdsom] euro te betalen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd, op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer]. Aan deze brief zijn geen kosten verbonden.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u daarnaast buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van [bedrag incassokosten] euro, berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (artikel 6:96 BW). Over de hoofdsom bent u vanaf [datum waarop het verzuim is ingetreden] de wettelijke rente verschuldigd (artikel 6:119 BW).

Hebt u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Bent u het niet eens met de factuur, laat mij dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten waarom.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam of bedrijfsnaam]

Incassobureaus vanaf 1 oktober 2026

Een incassobureau dat voor een ander incasseert bij iemand die in Nederland woont, moet zijn ingeschreven in het register van incassodienstverleners van Justis (Wet kwaliteit incassodienstverlening, Wki). Vanaf 1 oktober 2026 hoeft de schuldenaar een niet-ingeschreven bureau niet te betalen, en is hij geen incassokosten verschuldigd voor de werkzaamheden van dat bureau en geen wettelijke rente vanaf het eerste schriftelijke betalingsverzoek van het bureau (art. 18 Wki). De registratieplicht geldt voor incasso voor een derde, niet voor een schuldeiser die zijn eigen factuur int; je mag de brieven hierboven dus zelf versturen. Schakel je een bureau in, controleer dan eerst het register; officiële bronnen zeggen niet uitdrukkelijk hoe de regel geldt voor een bureau dat in het buitenland is gevestigd.

Als de betaling nog steeds uitblijft

De kantonrechter behandelt geldvorderingen tot € 25.000, inclusief de rente tot de dagvaarding, en je mag er zonder advocaat procederen (art. 93 en 79 Rv). Je stelt de dagvaarding zelf op; een gerechtsdeurwaarder ondertekent en betekent die, normaal minstens zeven dagen vóór de eerste zitting. Reageert de schuldenaar niet, dan volgt meestal binnen twee weken een verstekvonnis. In 2026 bedraagt het griffierecht voor natuurlijke personen € 93 tot € 753 en voor bedrijven € 139 tot € 1.504, afhankelijk van de vordering. Alleen een deurwaarder kan een vonnis ten uitvoer leggen. Woon je in een ander EU-land of is je bedrijf daar gevestigd, dan is er voor onbetwiste vorderingen het Europees betalingsbevel (Verordening (EG) nr. 1896/2006); in Nederland behandelt de rechtbank Den Haag die verzoeken, en alleen als ze in het Nederlands zijn opgesteld. MaisonMail verstuurt brieven, maar procedeert niet en int geen schulden.

De brief versturen en bewijs bewaren

Upload je voltooide PDF of schrijf de brief in MaisonMail, en voeg facturen als PDF toe in het verzendproces. Het adres van de ontvanger bepaalt de bestemming; de beschikbare diensten, de geschatte bezorgtijd en de eindprijs zie je vóór betaling. De wet eist dat deze brieven schriftelijk zijn, maar schrijft geen verzendwijze voor: een gewone brief of een brief met tracking is geldig. Waar het om gaat, is dat de brief de schuldenaar bereikt (art. 3:37 lid 3 BW), en je moet kunnen bewijzen wanneer dat gebeurde, vooral bij de veertiendagenbrief, anders wijst de rechter de kosten af. Houd rekening met print- en bezorgtijd, stuur dezelfde brief ook per e-mail en vraag om een ontvangstbevestiging. Wordt de ontvangst waarschijnlijk betwist of dreigt de verjaring, verstuur de brief dan ook als aangetekende brief of laat hem door een deurwaarder betekenen; een brief met tracking is geen aangetekende brief. Bewaar een kopie van precies de brief die je verstuurt: tracking toont aan dat een zending is aangekomen, niet wat erin zat.