Aanmaning sturen in België: herinnering en ingebrekestelling

Kort antwoord

In België is een ingebrekestelling (mise en demeure, art. 5.231 BW) een duidelijke aanmaning om te betalen. Er is geen vorm vereist, dus een gewone brief of een brief met tracking is geldig, maar je moet kunnen bewijzen dat hij de schuldenaar heeft bereikt. Vanaf dan loopt de wettelijke rente: 4,5% per jaar in 2026. Tussen ondernemingen loopt de rente automatisch vanaf de vervaldag, tegen 10,5% in 2026, plus een forfaitair bedrag van € 40. Ben je een onderneming en is je schuldenaar een consument, stuur dan een gratis eerste herinnering en wacht 14 dagen voordat je iets aanrekent. Je eigen brief stuit de verjaring niet, en voor het betalingsbevel (injonction de payer) is eerst een aangetekende brief met ontvangstbewijs of een gerechtsdeurwaarder nodig.

Deze gids gaat over bedragen die een bedrijf of particulier in België je al verschuldigd is: een onbetaalde factuur, een afgesproken terugbetaling of een lening die niet is terugbetaald. Het is algemene informatie, geen juridisch advies. Voor een huurwaarborg lees je onze gids over brieven aan je verhuurder in België; om te klagen over goederen of een dienst, onze gids over een klacht indienen in België; om een contract te beëindigen, onze gids over een contract opzeggen in België. De Belgische wet legt voor een privébrief geen taal op (art. 30 van de Grondwet), dus de Franse voorbeelden hieronder zijn ook in Vlaanderen geldig, al kan een Vlaamse schuldenaar in het Nederlands antwoorden.

Controleer de vordering en wie ze verschuldigd is

Weet waarom het geld verschuldigd is en wanneer het opeisbaar werd, en bewaar het contract, de factuur, de overschrijvingsbewijzen en berichten. Er gelden drie regelingen:

• Tussen ondernemingen, ook een zelfstandige die een bedrijf factureert: is er geen termijn afgesproken, dan moet binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur worden betaald, en afgesproken termijnen mogen niet langer zijn dan 60 dagen (art. 4 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties).
• Onderneming aan consument: boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER, in het Frans Code de droit économique), van kracht sinds 1 september 2023, beperkt wat je mag aanrekenen.
• Tussen particulieren, zoals bij een privélening: alleen het gewone burgerlijk recht geldt.

De regels van het nieuwe Burgerlijk Wetboek (BW) die hier worden aangehaald, gelden voor contracten die vanaf 1 januari 2023 zijn gesloten; een ouder contract blijft onder het oude Burgerlijk Wetboek vallen, tenzij de partijen anders zijn overeengekomen (art. 64 van de wet van 28 april 2022).

Consument als schuldenaar: stuur de gratis eerste herinnering

Ben je een onderneming en is je klant een consument, dan geldt een beding over rente of een forfaitaire schadevergoeding (schadebeding, clause indemnitaire) pas na een eerste herinnering en minstens 14 kalenderdagen (art. XIX.2 WER). De eerste herinnering is gratis en moet op een duurzame drager worden verstuurd, zoals papier of e-mail. Bij een papieren herinnering beginnen de 14 dagen op de derde werkdag na verzending; bij een e-mail op de dag erna. Ze moet vermelden:

• het bedrag dat nog verschuldigd is, en de vergoeding die wordt aangerekend als het niet binnen 14 dagen wordt betaald;
• je naam en ondernemingsnummer (numéro d’entreprise);
• het product of de dienst en de vervaldag ervan;
• de termijn van 14 dagen voordat er kosten, rente of een vergoeding worden aangerekend.

Na de 14 dagen mag je alleen vorderen waarin het contract uitdrukkelijk voorziet, binnen maxima: rente van hooguit 10,5% per jaar in 2026, en een forfaitair bedrag van hooguit € 20 voor een saldo tot € 150; voor een saldo van € 150,01 tot € 500, € 30 plus 10% van het bedrag tussen € 150,01 en € 500; voor een saldo boven € 500, € 65 plus 5% van het bedrag boven € 500; nooit meer dan € 2.000 (art. XIX.4). Je moet kunnen bewijzen dat je de regels hebt nageleefd (art. XIX.2, § 5), dus bewaar een gedateerd spoor van de herinnering. De vetgedrukte vermelding “Cette lettre ne concerne PAS une citation au tribunal” is alleen verplicht voor incassobureaus, advocaten en gerechtsdeurwaarders: voeg ze niet zelf toe.

Objet : Premier rappel — facture n° [numéro de facture] du [date de la facture]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], relative à [description du produit ou du service], échue le [date d’échéance], n’a pas été réglée. Le montant restant dû s’élève à [montant] euros.

Ce premier rappel est gratuit. Vous disposez d’un délai de quatorze jours calendrier, qui commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l’envoi du présent rappel, pour régler ce montant sans frais par virement sur le compte [IBAN] au nom de [titulaire du compte], avec la référence [référence].

À défaut de paiement dans ce délai, [l’indemnité forfaitaire de [montant] euros et les intérêts de retard au taux de [taux] % par an] prévus par [les conditions générales ou le contrat] pourront vous être réclamés, conformément à l’article XIX.4 du Code de droit économique. Aucun frais, intérêt ni indemnité ne vous sera réclamé avant l’expiration de ce délai.

Si vous avez déjà effectué ce paiement, je vous remercie de ne pas tenir compte du présent rappel. Si vous contestez ce montant, je vous remercie de m’en indiquer les motifs par écrit. Les pièces justificatives sont à votre disposition sur simple demande.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. [Prénom et nom ou dénomination] Numéro d’entreprise : [numéro d’entreprise] [Adresse]

Voorziet je contract niet in rente of een vergoeding, schrap dan de derde alinea: je kunt dan alleen de wettelijke rente vorderen, vanaf een latere ingebrekestelling (art. 5.240 BW).

Stel de schuldenaar in gebreke: de ingebrekestelling

Een ingebrekestelling is een eenzijdige rechtshandeling waarmee je de schuldenaar duidelijk en ondubbelzinnig laat weten dat je betaling eist; de wet, het contract of de goede trouw kunnen je verplichten een redelijke termijn te geven (art. 5.231 BW). Je mag ze kort vóór de vervaldag versturen, maar ze heeft pas gevolg zodra die datum verstreken is (art. 5.232). Ze is niet nodig als de schuldenaar heeft gezegd dat hij niet zal betalen, of als de wet of het contract bepaalt dat hij in gebreke is zodra de vervaldag verstrijkt (art. 5.233). Vanaf de ingebrekestelling is de wettelijke rente verschuldigd zonder dat je schade moet bewijzen (art. 5.240): 4,5% per jaar in 2026, een rentevoet die elk jaar in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Rente brengt zelf pas rente op na een schriftelijke ingebrekestelling, en alleen voor rente die voor minstens een volledig jaar verschuldigd is (art. 5.207). Er geldt geen minimumtermijn; 8 tot 15 dagen na ontvangst is gebruikelijk.

Tussen ondernemingen is geen aanmaning nodig: de rente is automatisch verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, tegen de referentierente van de ECB plus 8 procentpunten, afgerond naar het hogere halve procentpunt (10,5% per jaar voor beide helften van 2026), plus een forfaitair bedrag van € 40 en redelijke bijkomende invorderingskosten (art. 5 en 6 van de wet van 2 augustus 2002). Een beding dat de nalatigheidsinteresten uitsluit, wordt als kennelijk onbillijk beschouwd, en een beding dat de € 40 uitsluit, wordt vermoed dat te zijn, zodat de rechter het buiten toepassing kan laten (art. 7). Een strafbeding dat kennelijk onredelijk is, kan de rechter matigen (art. 5.88 BW).

Houd in het voorbeeld de alinea over de rente die van toepassing is; voor een contract dat vóór 2023 is gesloten, geldt het oude Burgerlijk Wetboek, dus schrap dan de verwijzingen naar de artikelen 5.231 en 5.240. Stuur de ingebrekestelling aan een consument pas na de eerste herinnering en de 14 dagen die daarop volgen, en vorder alleen de bedragen die je in die herinnering hebt aangekondigd.

Objet : Mise en demeure de payer — [facture n° [numéro] du [date] ou autre référence]

Madame, Monsieur,

En vertu de [contrat, bon de commande ou facture] du [date], vous êtes tenu(e) de me payer la somme de [montant] euros au titre de [objet de la créance], exigible depuis le [date d’échéance]. À ce jour, j’ai reçu [montant déjà payé, le cas échéant 0] euros et il reste dû [solde] euros.

Par la présente, je vous mets en demeure, au sens de l’article 5.231 du Code civil, de me payer la somme de [solde] euros dans un délai de [nombre] jours à compter de la réception de la présente, par virement sur le compte [IBAN] au nom de [titulaire du compte], avec la référence [référence].

[Des intérêts au taux légal sont dus sur cette somme à compter de la présente mise en demeure, conformément à l’article 5.240 du Code civil. / Conformément aux articles 5 et 6 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, des intérêts de retard sont dus de plein droit depuis le [lendemain de la date d’échéance], ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 euros.]

Si vous estimez ne pas devoir cette somme ou l’avoir déjà payée, je vous remercie de me le faire savoir par écrit dans le même délai. À défaut de paiement dans ce délai, je me réserve le droit d’engager les procédures judiciaires appropriées.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. [Prénom et nom ou dénomination] [Adresse]

Let op de verjaring

De meeste contractuele vorderingen verjaren na 10 jaar (art. 2262bis van het oude Burgerlijk Wetboek, oud BW, in het Frans ancien Code civil), en bedragen die jaarlijks of vaker betaalbaar zijn, zoals huur of rente, na 5 jaar, net als vorderingen voor water, gas, elektriciteit of telecomdiensten (art. 2277). Voor verkopers van goederen aan particulieren geldt een termijn van één jaar (art. 2272); of die ook voor diensten of zelfstandigen geldt, staat niet vast. Een brief die je zelf verstuurt, stuit de verjaring niet. Een dagvaarding, een aanmaning door een gerechtsdeurwaarder op grond van art. 1394/21 Ger.W. (het Gerechtelijk Wetboek), een beslag of de erkenning door de schuldenaar, zoals een gedeeltelijke betaling, doen dat wel (art. 2244 en 2248). Hetzelfde geldt, één keer, voor een ingebrekestelling die je advocaat of een gerechtsdeurwaarder per aangetekende brief met ontvangstbewijs verstuurt aan een schuldenaar met woonplaats in België, met de vermeldingen die de wet opsomt; die levert één jaar extra op (art. 2244, § 2).

Als de betaling nog altijd uitblijft

• Consument als schuldenaar: na je herinnering mag een advocaat, gerechtsdeurwaarder of geregistreerd incassobureau nog een formele aanmaning sturen, en moet die opnieuw 14 dagen wachten; de consument kan een afbetalingsplan vragen (art. XIX.7 en XIX.9 WER).
• Onbetwiste schuld tussen ondernemingen: je advocaat geeft een gerechtsdeurwaarder (huissier de justice) opdracht, die een aanmaning tot betaling betekent. De schuldenaar heeft een maand om te betalen, een afbetalingsplan te vragen of de schuld met redenen te betwisten. Doet hij niets, dan stelt de gerechtsdeurwaarder ten vroegste acht dagen na het verstrijken van die maand een proces-verbaal van niet-betwisting op, dat zonder rechter uitvoerbaar wordt; de schuldenaar kan het nog binnen een maand na de betekening voor de rechter aanvechten (art. 1394/20 tot 1394/27 Ger.W.). Beide partijen moeten in het Belgische ondernemingsregister staan of, sinds 26 februari 2026, in een daaraan gekoppeld ondernemingsregister in de EU, en rente- en strafbedingen zijn beperkt tot 10% van de hoofdsom.
• Betalingsbevel (injonction de payer): voor de vrederechter (juge de paix) tot € 1.860, gestaafd met een geschrift van de schuldenaar, of voor de ondernemingsrechtbank (tribunal de l’entreprise) tussen ondernemingen, ongeacht het bedrag. Het moet worden voorafgegaan door een aanmaning die bij deurwaardersexploot wordt betekend of per aangetekende brief met ontvangstbewijs (lettre recommandée avec accusé de réception) wordt verstuurd, die 15 dagen geeft en art. 1338 tot 1344 Ger.W. overneemt, op straffe van nietigheid (art. 1339). Een advocaat ondertekent het verzoekschrift (art. 1340), en de schuldenaar moet in België wonen (art. 1344).
• Gewone vordering: de vrederechter behandelt vorderingen tot € 5.000 (art. 590 Ger.W.); geschillen tussen ondernemingen gaan naar de ondernemingsrechtbank (art. 573).

Wonen jij en de schuldenaar in verschillende EU-landen, dan dekt de Europese procedure voor geringe vorderingen vorderingen tot € 5.000 zonder advocaat, en het Europees betalingsbevel onbetwiste vorderingen; de formulieren staan op het Europese e-justitieportaal. MaisonMail verstuurt brieven; het stapt niet naar de rechter en int geen schulden.

Je brieven per post versturen en bewijs bewaren

Upload je voltooide PDF of schrijf je brief in MaisonMail, en voeg in de verzendstappen ondersteunende pdf’s toe. Het adres van de ontvanger bepaalt de bestemming; de beschikbare diensten, de geschatte bezorgtijd en de eindprijs zie je vóór betaling. Een aanmaning heeft gevolg zodra ze de schuldenaar bereikt (art. 1.5 BW), dus houd rekening met de bezorgtijd voordat je je termijn berekent. Een gewone brief of een brief met tracking is geldig voor een herinnering of een ingebrekestelling, maar tracking toont aan dat een zending is aangekomen, niet wat erin zat; stuur je dezelfde tekst ook per e-mail, dan heb je een gedateerd spoor. MaisonMail verstuurt geen aangetekende brief (lettre recommandée): vereist de wet een aangetekende brief met ontvangstbewijs of een gerechtsdeurwaarder, zoals vóór een betalingsbevel, gebruik dan dat kanaal, meestal via je advocaat. Bewaar de exacte brief, de bijlagen en elk bewijs van bezorging.