Relance de paiement aux Pays-Bas : ingebrekestelling

Réponse rapide

Un débiteur aux Pays-Bas est en demeure (verzuim) dès qu’une date de paiement convenue est dépassée ou, à défaut, après une mise en demeure écrite (ingebrekestelling) fixant un délai raisonnable (art. 6:82–6:83 BW). Un consommateur ne doit des frais de recouvrement qu’après une veertiendagenbrief (lettre de 14 jours) : un rappel qui indique les frais exacts et laisse 14 jours à compter du lendemain de la réception (art. 6:96 lid 6 BW). L’intérêt légal est de 4 % en 2026 pour les consommateurs, à compter de la demeure ; entre entreprises, 10,40 % depuis le 1er juillet 2026 courent automatiquement, plus au moins 40 €. Un rappel écrit interrompt la prescription. Les impayés jusqu’à 25 000 € relèvent du kantonrechter.

Ce guide porte sur les sommes déjà exigibles que vous doit un consommateur ou une société aux Pays-Bas, comme une facture impayée ou un remboursement convenu. Il fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Pour un dépôt de garantie locatif, consultez notre guide des courriers entre locataire et bailleur aux Pays-Bas ; pour un produit ou un service défectueux, notre guide sur la réclamation formelle aux Pays-Bas ; pour une entreprise qui continue de facturer après votre résiliation, notre guide pour résilier un contrat aux Pays-Bas.

Vérifier la créance et la demeure du débiteur

Les intérêts et les frais de recouvrement dépendent de la demeure (verzuim) : la dette doit être exigible et les conditions des art. 6:82–6:83 BW (Code civil néerlandais) remplies (art. 6:81 BW). Si vous avez convenu d’une date de paiement fixe, le débiteur est en demeure dès qu’elle est dépassée, sauf si ce terme avait un autre objet (art. 6:83 onder a). Sinon, la demeure ne commence qu’après une ingebrekestelling écrite fixant un délai raisonnable, une fois ce délai expiré sans paiement (art. 6:82 lid 1). La loi ne fixe pas ce délai ; 14 jours est l’usage courant. Si le débiteur déclare qu’il ne paiera pas, une déclaration écrite le tenant pour responsable suffit (art. 6:82 lid 2 et 6:83 onder c). Il n’existe pas de délai de paiement légal pour les consommateurs : c’est vous qui fixez un délai raisonnable sur la facture.

Surveillez la prescription (verjaring) : une créance contractuelle se prescrit par cinq ans à compter de son exigibilité (art. 3:307 BW), mais le prix de biens vendus à un consommateur par deux ans seulement (art. 7:28 BW). Un rappel écrit ou une déclaration écrite qui réserve sans ambiguïté votre droit au paiement interrompt la prescription, et un nouveau délai commence à courir (art. 3:317 lid 1 et 3:319 BW), mais seulement une fois parvenu au débiteur.

Débiteurs professionnels : délais, intérêts et 40 €

Entre entreprises, un délai de paiement convenu ne peut pas dépasser 60 jours, sauf si un délai plus long a été expressément convenu et n’est pas manifestement abusif pour le créancier (art. 6:119a lid 5 BW). Une grande entreprise qui paie un indépendant ou une PME dispose de 30 jours au plus ; une clause plus longue est nulle (lid 6). L’intérêt légal commercial (wettelijke handelsrente) court automatiquement à compter du lendemain de la date de paiement ou, si aucune n’a été convenue, à l’expiration d’un délai de 30 jours courant à compter du lendemain de la réception de la facture (lid 1–2). Il correspond au taux de la BCE majoré de 8 points, révisé chaque 1er janvier et 1er juillet (art. 6:120 lid 2) : 10,40 % depuis le 1er juillet 2026. Au moins 40 € de frais de recouvrement sont dus sans aucun rappel (art. 6:96 lid 4) ; le barème des consommateurs présenté plus bas n’est pas impératif entre entreprises, et le contrat peut donc prévoir d’autres frais.

Un débiteur professionnel est souvent déjà en demeure, mais une lettre formelle fixe tout de même une date butoir, réclame les intérêts et les frais, et interrompt la prescription. Indiquez le nom de votre société et son numéro d’inscription au registre du commerce néerlandais (KvK), les références de la facture et une date qui laisse le temps de l’acheminement.

Onderwerp: Ingebrekestelling — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte heer, mevrouw,

Op [factuurdatum] heeft [bedrijfsnaam] (KvK-nummer [KvK-nummer]) u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro, met als uiterste betaaldatum [vervaldatum]. [Op [datum] hebben wij u een betalingsherinnering gestuurd.] Deze factuur is nog niet betaald.

Wij stellen u hierbij in gebreke en sommeren u het openstaande bedrag van [hoofdsom] euro uiterlijk op [datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer].

Vanaf de dag na de uiterste betaaldatum bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW), evenals een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag, ten minste 40] euro (artikel 6:96 lid 4 BW).

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan zullen wij zonder nadere aankondiging rechtsmaatregelen nemen, waarvan de kosten voor uw rekening kunnen komen. Wij behouden ons uitdrukkelijk al onze rechten voor, waaronder ons recht op nakoming.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam] [Bedrijfsnaam]

Débiteurs consommateurs : la veertiendagenbrief

Un consommateur ne doit des frais de recouvrement extrajudiciaires que si, une fois qu’il est en demeure, vous lui avez envoyé un rappel indiquant les conséquences d’un défaut de paiement, dont le montant des frais, et qu’il n’a pas payé dans les 14 jours à compter du lendemain de ce rappel (art. 6:96 lid 6 BW). Le Hoge Raad, la Cour suprême des Pays-Bas, a jugé que les 14 jours courent à compter du lendemain de la réception (ECLI:NL:HR:2016:2704). Une formule comme « binnen 14 dagen na dagtekening », « na heden » ou « na verzending », ou une date fixe calculée à partir de l’envoi, n’est pas valable ; « binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd » ou un délai plus long lié à la réception est valable. Une lettre irrégulière ne peut pas être corrigée en accordant un délai supplémentaire : envoyez-en une nouvelle. C’est à vous de prouver la date d’arrivée de la lettre, et les tribunaux attendent de l’assignation qu’elle précise quand la lettre a été envoyée et reçue.

Indiquez les frais sous forme d’un montant en euros calculé selon le barème légal : 15 % des premiers 2 500 €, 10 % des 2 500 € suivants, 5 % des 5 000 € suivants, 1 % des 190 000 € suivants et 0,5 % au-delà, avec un minimum de 40 € et un maximum de 6 775 € ; pas de TVA, sauf si les conditions du décret sont remplies. Regroupez dans une même lettre toutes les factures d’un même débiteur et additionnez les montants (art. 6:96 lid 7). Pour de petites factures mensuelles, les frais sont de 40 € pour la première échéance impayée et de 20 € pour chacune des suivantes sur six mois (lid 8). Vous ne pouvez rien facturer pour l’envoi de la veertiendagenbrief elle-même. L’intérêt légal de 4 % par an en 2026 court à compter de la demeure (art. 6:119 BW).

N’envoyez cette lettre qu’une fois le consommateur en demeure. Si la facture ne comportait pas d’échéance claire, envoyez d’abord une ingebrekestelling : la question de savoir si une seule lettre peut servir aux deux n’est pas tranchée, et la pratique varie selon les tribunaux. Remplacez chaque passage entre crochets et calculez vous-même le montant des frais.

Onderwerp: Aanmaning — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],

Op [factuurdatum] heb ik u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum]. [Op [datum] heb ik u een betalingsherinnering gestuurd.] Ik heb uw betaling nog niet ontvangen.

Ik verzoek u het bedrag van [hoofdsom] euro te betalen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd, op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer]. Aan deze brief zijn geen kosten verbonden.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u daarnaast buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van [bedrag incassokosten] euro, berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (artikel 6:96 BW). Over de hoofdsom bent u vanaf [datum waarop het verzuim is ingetreden] de wettelijke rente verschuldigd (artikel 6:119 BW).

Hebt u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Bent u het niet eens met de factuur, laat mij dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten waarom.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam of bedrijfsnaam]

Sociétés de recouvrement à partir du 1er octobre 2026

Une société de recouvrement (incassobureau) qui recouvre pour le compte d’autrui auprès d’une personne résidant aux Pays-Bas doit être inscrite au registre des sociétés de recouvrement tenu par Justis (Wet kwaliteit incassodienstverlening, Wki). À partir du 1er octobre 2026, le débiteur n’est pas tenu de payer une société non inscrite, et ne doit ni frais de recouvrement pour son intervention ni intérêt légal à compter de sa première demande écrite de paiement (art. 18 Wki). L’obligation d’inscription vise le recouvrement pour le compte d’un tiers, et non le créancier qui réclame sa propre facture : vous pouvez donc envoyer vous-même les lettres ci-dessus. Si vous faites appel à une société, vérifiez d’abord le registre ; les sources officielles ne précisent pas expressément comment la règle s’applique à une société établie à l’étranger.

Si le paiement n’arrive toujours pas

Le kantonrechter (juge cantonal néerlandais) connaît des demandes de paiement jusqu’à 25 000 €, intérêts compris jusqu’à l’assignation, et vous pouvez agir sans avocat (art. 93 et 79 Rv). Vous rédigez l’assignation (dagvaarding) ; un huissier de justice néerlandais (gerechtsdeurwaarder) la signe et la signifie, normalement au moins sept jours avant la première audience. Si le débiteur ne réagit pas, un jugement par défaut suit en général dans les deux semaines. En 2026, le droit de greffe va de 93 € à 753 € pour les personnes physiques et de 139 € à 1 504 € pour les sociétés, selon le montant de la demande. Seul un huissier peut exécuter un jugement. Si vous êtes établi dans un autre pays de l’UE, l’injonction de payer européenne (règlement (CE) n° 1896/2006) couvre les créances non contestées ; aux Pays-Bas, c’est le tribunal de La Haye (rechtbank Den Haag) qui la traite, et il n’accepte que les demandes rédigées en néerlandais. MaisonMail envoie des lettres ; elle n’agit pas en justice et ne recouvre pas de créances.

Envoyer la lettre et conserver les preuves

Importez votre PDF finalisé ou rédigez votre lettre dans MaisonMail, et ajoutez les factures au format PDF dans le parcours d’envoi. L’adresse du destinataire détermine la destination ; les services disponibles, le délai de livraison estimé et le prix final s’affichent avant le paiement. Le droit néerlandais exige que ces lettres soient écrites, mais n’impose aucun moyen d’envoi : une lettre simple ou suivie est valable. Ce qui compte, c’est qu’elle parvienne au débiteur (art. 3:37 lid 3 BW), et vous devez prouver à quelle date, en particulier pour la veertiendagenbrief, faute de quoi le tribunal refuse les frais. Prévoyez le temps d’impression et d’acheminement, envoyez la même lettre par e-mail et demandez un accusé de réception. Si la réception risque d’être contestée ou si la prescription approche, envoyez-la aussi par recommandé néerlandais (aangetekende brief) ou faites-la signifier par un huissier ; une lettre suivie n’est pas un recommandé. Conservez une copie de la lettre exacte : le suivi montre qu’un envoi est arrivé, pas ce qu’il contenait.