Aanmaning sturen in Duitsland: Mahnung en terugbetaling

Kort antwoord

Een aanmaning (Mahnung) is je schriftelijke eis tot betaling van een bedrag dat al opeisbaar is. Ze brengt de schuldenaar in verzuim (Verzug), waarna je vertragingsrente kunt vorderen. Eén aanmaning is genoeg: een regel dat je er drie moet sturen, bestaat niet. Vermeld de reden, het bedrag dat nog openstaat en een concrete betaaldatum. Bij facturen is de schuldenaar uiterlijk 30 dagen na de vervaldatum en de ontvangst in verzuim; tegenover consumenten alleen als dat op de factuur stond. Een aanmaning is geen gerechtelijk bevel: de weg via de rechter is het gerechtelijk betalingsbevel (Mahnbescheid).

Deze gids is bedoeld voor wie een persoon of bedrijf in Duitsland vraagt een bestaande schuld te betalen of een terugbetaling te doen die al opeisbaar is. Een aanmaning is een buitengerechtelijke eis: ze bewijst niet dat je vordering terecht is, en ze is geen gerechtelijk bevel. Je kunt haar per e-mail of per post versturen; verzenden per post is een mogelijkheid, geen wettelijke verplichting. Gaat het om geld uit een opgezegd contract, lees dan eerst onze gids over een contract opzeggen in Duitsland.

Eerst de vordering controleren

Ga na waarom de ontvanger je geld schuldig is en wanneer de betaling opeisbaar werd: bijvoorbeeld een onbetaalde factuur voor werk dat je hebt gedaan, of een afgesproken terugbetaling die niet is binnengekomen. Bewaar het contract, de factuur, de betalingsgegevens en relevante berichten. Een gebrekkig product geeft je niet automatisch recht op directe terugbetaling: volgens het Duitse garantierecht krijgt de verkoper meestal eerst de kans om het te herstellen of te vervangen (Nacherfüllung). Herroeping (Widerruf), opzegging (Kündigung) en een eis tot terugbetaling zijn verschillende stappen; stel dus vast waarop je recht op terugbetaling berust voordat je het voorbeeld daarvoor gebruikt.

Bedrag en gegevens voorbereiden

Vermeld je naam en adres, de juiste naam en het postadres van de schuldenaar, het contract- of bestelnummer, de reden van de betaling, de vervaldatum, het oorspronkelijke bedrag, de betalingen die je al hebt ontvangen en het saldo dat nog openstaat. Geef je bankgegevens voor de betaling. Som de bewijsstukken op als bijlagen, maar stuur geen identiteitsbewijzen of bankafschriften mee die niet nodig zijn. Vervang alle invulvelden en voeg beide adresblokken en de datum toe.

Een duidelijke betaaltermijn stellen

Vraag om betaling vóór een concrete datum en houd rekening met de bezorgtijd. Een termijn van ongeveer twee weken nadat de brief is aangekomen, is gebruikelijk, maar de wet schrijft geen termijn voor. Volgens § 286 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) brengt een aanmaning die je na de vervaldatum stuurt, de schuldenaar in verzuim. Er is geen aanmaning nodig als de betaling op een vaste kalenderdatum moest plaatsvinden of als de schuldenaar ernstig en definitief heeft geweigerd te betalen. Bij betalingsvorderingen is de schuldenaar uiterlijk 30 dagen na de vervaldatum en de ontvangst van een factuur in verzuim, maar tegenover een consument alleen als de factuur daarop heeft gewezen. Vanaf het verzuim loopt de wettelijke rente: 5 procentpunten boven de basisrente (Basiszinssatz), die de Deutsche Bundesbank elk halfjaar bekendmaakt (§ 288 BGB). Reken geen aanmaningskosten of incassokosten zonder eerst na te gaan of je daar recht op hebt en hoeveel.

Mahnung — [Vertrags- oder Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus [konkreter Zahlungsgrund] ist seit dem [Fälligkeitsdatum] ein Betrag von [ursprünglicher Betrag] EUR fällig. Nach Abzug bereits eingegangener Zahlungen von [Betrag, gegebenenfalls 0] EUR verbleiben [offener Betrag] EUR.

Hiermit fordere ich Sie auf, den offenen Betrag bis zum [angemessenes Zahlungsdatum] auf [Kontoinhaber und IBAN] zu überweisen. Bitte geben Sie als Verwendungszweck [Referenz] an.

Falls Sie die Forderung bestreiten oder bereits bezahlt haben, teilen Sie mir bitte den Grund beziehungsweise die Zahlungsdaten mit.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Voorbeeld: een terugbetaling eisen

Gebruik dit voorbeeld alleen als een terugbetaling echt opeisbaar is. Vermeld de grondslag, zoals een afgesproken terugbetaling of een geldige herroeping, en voeg de relevante datums toe en het bewijs dat je de goederen hebt teruggestuurd. Na een geldige herroeping van een online aankoop of een andere aankoop op afstand moet de verkoper in de regel binnen 14 dagen terugbetalen, maar hij mag wachten tot hij de goederen terug heeft of tot je hebt aangetoond dat je ze hebt teruggestuurd (§ 357 BGB). Het voorbeeld vordert alleen het openstaande bedrag, zonder rente of andere kosten.

Aufforderung zur Rückzahlung — [Bestell- oder Vertragsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund von [geprüfter Rückzahlungsgrund mit Datum] steht mir eine Rückzahlung von [Betrag] EUR zu. Die Rückzahlung ist seit dem [geprüftes Fälligkeitsdatum] fällig. Bisher erhaltene Teilzahlungen habe ich berücksichtigt; offen sind [Restbetrag] EUR.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [angemessenes Zahlungsdatum] auf [Kontoinhaber und IBAN]. Die relevanten Belege sind beigefügt: [Belege].

Falls Sie der Rückzahlung widersprechen oder bereits gezahlt haben, bitte ich um eine begründete Antwort beziehungsweise die Zahlungsdaten.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Als de betaling nog steeds uitblijft

Kijk of er inmiddels een betaling of een antwoord is binnengekomen en overweeg dan consumentenadvies, geschillenbemiddeling of juridische hulp. De Duitse gerechtelijke incassoprocedure (Mahnverfahren) is een aparte procedure: je dient de aanvraag online in via het centrale portaal van de Mahngerichte, de rechtbanken die deze procedure behandelen, en de rechtbank vaardigt een Mahnbescheid uit zonder te onderzoeken of de vordering terecht is. Tekent de schuldenaar verzet (Widerspruch) aan, meestal binnen twee weken, dan kan de zaak een gewone rechtszaak worden. Je eigen brief is geen Mahnbescheid. De meeste vorderingen verjaren drie jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn ontstaan (§§ 195, 199 BGB); een Mahnbescheid schort die termijn op (§ 204 BGB), al vanaf de datum van je aanvraag als het kort daarna wordt betekend, maar een extra aanmaning doet dat niet. Een stuitingsbrief zoals in Nederland kent het Duitse recht niet. MaisonMail verstuurt je brieven; het dient geen aanvragen in bij de rechter en int geen schulden.

De definitieve brief versturen en bewijs bewaren

Upload je voltooide PDF of schrijf je brief in MaisonMail, en voeg ondersteunende PDF’s toe in de verzendstap. Het adres van de ontvanger bepaalt de bestemming; de beschikbare diensten, de geschatte bezorgtijd en de eindprijs zie je vóór betaling. Bewaar precies de brief die je verstuurt, de bijlagen, de betalingsgegevens en eventueel bewijs van bezorging. Tracking of een handtekening bij bezorging toont aan dat een zending is aangekomen, niet wat erin zat.