Sollecito di pagamento in Olanda: l’ingebrekestelling

Risposta rapida

Nei Paesi Bassi un debitore è in mora (verzuim) non appena è scaduta una data di pagamento concordata oppure, negli altri casi, dopo una messa in mora scritta (ingebrekestelling) con un termine ragionevole (art. 6:82–6:83 BW). Un consumatore deve le spese di recupero solo dopo una veertiendagenbrief: un sollecito che indica le spese esatte e concede 14 giorni dal giorno successivo al ricevimento (art. 6:96 lid 6 BW). Gli interessi legali sono del 4% nel 2026 per i consumatori, dalla mora; tra imprese, il 10,40% dal 1° luglio 2026 decorre automaticamente, oltre ad almeno 40 € di spese di recupero. Un sollecito scritto interrompe la prescrizione. I crediti non pagati fino a 25.000 € si fanno valere davanti al kantonrechter.

Questa guida riguarda somme già dovute da un consumatore o da una società nei Paesi Bassi, come una fattura non pagata o un rimborso concordato. Offre informazioni generali e non sostituisce una consulenza legale. Per un deposito cauzionale consulta la guida sulle lettere al proprietario di casa nei Paesi Bassi; per un prodotto o un servizio difettoso, quella sul reclamo formale nei Paesi Bassi; per un’azienda che continua a fatturare dopo la disdetta, quella sulla disdetta di un contratto nei Paesi Bassi.

Verificare il credito e se il debitore è in mora

Interessi e spese di recupero dipendono dalla mora (verzuim): il debito deve essere esigibile e devono ricorrere le condizioni degli art. 6:82–6:83 BW (art. 6:81 BW). Se avete concordato una data fissa per il pagamento, il debitore è in mora appena quella data è passata, salvo che il termine avesse un altro scopo (art. 6:83 onder a). Negli altri casi la mora inizia solo dopo un’ingebrekestelling scritta con un termine ragionevole, quando quel termine scade senza pagamento (art. 6:82 lid 1). La legge non fissa il termine; nella prassi si usano 14 giorni. Se il debitore dichiara che non pagherà, basta una dichiarazione scritta con cui lo ritieni responsabile (art. 6:82 lid 2 e 6:83 onder c). Per i consumatori non esiste un termine di pagamento di legge: ne fissi tu uno ragionevole in fattura.

Attenzione alla prescrizione (verjaring): un credito contrattuale si prescrive in cinque anni dalla data in cui è diventato esigibile (art. 3:307 BW), ma il prezzo di beni venduti a un consumatore in soli due anni (art. 7:28 BW). Un sollecito scritto o una dichiarazione scritta con cui ti riservi in modo inequivocabile il diritto al pagamento interrompe la prescrizione e fa decorrere un nuovo termine (art. 3:317 lid 1 e 3:319 BW), ma solo quando arriva al debitore.

Debitori imprese: termini, interessi e 40 €

Tra imprese, il termine di pagamento concordato non può superare i 60 giorni, salvo che un termine più lungo sia stato pattuito espressamente e non sia gravemente iniquo per il creditore (art. 6:119a lid 5 BW). Una grande impresa che paga una ditta individuale o una PMI non può pattuire più di 30 giorni; una clausola con un termine più lungo è nulla (lid 6). Gli interessi legali commerciali (wettelijke handelsrente) decorrono automaticamente dal giorno successivo alla data di pagamento oppure, se non è stata concordata, da 30 giorni dopo il giorno successivo al ricevimento della fattura (lid 1–2). Corrispondono al tasso BCE maggiorato di 8 punti e sono aggiornati ogni 1° gennaio e 1° luglio (art. 6:120 lid 2): il 10,40% dal 1° luglio 2026. Spettano almeno 40 € di spese di recupero senza alcun sollecito (art. 6:96 lid 4); la tabella per i consumatori descritta più avanti non è vincolante tra imprese, quindi il contratto può prevedere spese diverse.

Un debitore impresa spesso è già in mora, ma una lettera formale fissa comunque un termine ultimo, chiede interessi e spese e interrompe la prescrizione. Indica la ragione sociale e il numero KvK (registro delle imprese olandese), i dati della fattura e una data che lasci il tempo per la consegna.

Onderwerp: Ingebrekestelling — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte heer, mevrouw,

Op [factuurdatum] heeft [bedrijfsnaam] (KvK-nummer [KvK-nummer]) u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro, met als uiterste betaaldatum [vervaldatum]. [Op [datum] hebben wij u een betalingsherinnering gestuurd.] Deze factuur is nog niet betaald.

Wij stellen u hierbij in gebreke en sommeren u het openstaande bedrag van [hoofdsom] euro uiterlijk op [datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer].

Vanaf de dag na de uiterste betaaldatum bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW), evenals een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag, ten minste 40] euro (artikel 6:96 lid 4 BW).

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan zullen wij zonder nadere aankondiging rechtsmaatregelen nemen, waarvan de kosten voor uw rekening kunnen komen. Wij behouden ons uitdrukkelijk al onze rechten voor, waaronder ons recht op nakoming.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam] [Bedrijfsnaam]

Debitori consumatori: la veertiendagenbrief

Un consumatore deve le spese di recupero stragiudiziali solo se, dopo la mora, gli hai inviato un sollecito che indica le conseguenze del mancato pagamento, compreso l’importo delle spese, e non ha pagato entro 14 giorni a partire dal giorno successivo al sollecito (art. 6:96 lid 6 BW). La Hoge Raad, la Corte suprema olandese, ha stabilito che i 14 giorni decorrono dal giorno successivo al ricevimento (ECLI:NL:HR:2016:2704). Formule come «binnen 14 dagen na dagtekening», «na heden» o «na verzending», o una data fissa calcolata dall’invio, non sono valide; è valida invece «binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd», o un termine più lungo legato al ricevimento. Una lettera difettosa non si sana concedendo più tempo: devi inviarne una nuova. Devi provare quando la lettera è arrivata, e i giudici si aspettano che la citazione indichi quando è stata inviata e ricevuta.

Indica le spese come importo in euro secondo la tabella di legge: il 15% sui primi 2.500 €, il 10% sui 2.500 € successivi, il 5% sui 5.000 € successivi, l’1% sui 190.000 € successivi e lo 0,5% oltre, con un minimo di 40 € e un massimo di 6.775 €; senza IVA, salvo che ricorrano le condizioni del decreto. Inserisci in una sola lettera tutte le fatture dello stesso debitore e somma gli importi (art. 6:96 lid 7). Per piccole bollette mensili, le spese sono 40 € per la prima rata non pagata e 20 € per ciascuna delle successive nell’arco di sei mesi (lid 8). Per l’invio della lettera dei 14 giorni in sé non puoi addebitare nulla. Gli interessi legali del 4% annuo nel 2026 decorrono dalla mora (art. 6:119 BW).

Invia questa lettera solo quando il consumatore è già in mora. Se la fattura non aveva una scadenza chiara, invia prima un’ingebrekestelling: non è pacifico se una sola lettera possa valere per entrambe, e la prassi varia da un tribunale all’altro. Sostituisci ogni segnaposto e calcola tu l’importo delle spese.

Onderwerp: Aanmaning — factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte [heer/mevrouw] [achternaam],

Op [factuurdatum] heb ik u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [geleverde goederen of diensten], ten bedrage van [hoofdsom] euro. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum]. [Op [datum] heb ik u een betalingsherinnering gestuurd.] Ik heb uw betaling nog niet ontvangen.

Ik verzoek u het bedrag van [hoofdsom] euro te betalen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd, op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam rekeninghouder], onder vermelding van [factuurnummer]. Aan deze brief zijn geen kosten verbonden.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u daarnaast buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van [bedrag incassokosten] euro, berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (artikel 6:96 BW). Over de hoofdsom bent u vanaf [datum waarop het verzuim is ingetreden] de wettelijke rente verschuldigd (artikel 6:119 BW).

Hebt u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Bent u het niet eens met de factuur, laat mij dan binnen dezelfde termijn schriftelijk weten waarom.

Met vriendelijke groet, [Voornaam en achternaam of bedrijfsnaam]

Agenzie di recupero crediti dal 1° ottobre 2026

Un’agenzia di recupero crediti (incassobureau) che riscuote per conto di terzi da una persona residente nei Paesi Bassi deve essere iscritta nel registro delle agenzie di recupero tenuto da Justis (Wet kwaliteit incassodienstverlening, Wki). Dal 1° ottobre 2026 il debitore non è tenuto a pagare un’agenzia non iscritta, e non deve né spese di recupero per la sua attività né interessi legali dalla sua prima richiesta scritta di pagamento (art. 18 Wki). L’obbligo di iscrizione riguarda il recupero per conto di terzi, non il creditore che sollecita una propria fattura: puoi quindi inviare tu le lettere qui sopra. Se incarichi un’agenzia, controlla prima il registro; le fonti ufficiali non dicono espressamente come la regola si applichi a un’agenzia con sede all’estero.

Se il pagamento continua a non arrivare

Il kantonrechter (la sezione del tribunale olandese competente per le cause minori) giudica le domande di pagamento fino a 25.000 €, interessi maturati fino alla citazione compresi, e puoi agire senza avvocato (art. 93 e 79 Rv). Redigi tu l’atto di citazione (dagvaarding); un ufficiale giudiziario (gerechtsdeurwaarder) lo firma e lo notifica, di norma almeno sette giorni prima della prima udienza. Se il debitore non si costituisce, di solito la sentenza in contumacia arriva entro due settimane. Nel 2026 il diritto di cancelleria (griffierecht) va da 93 € a 753 € per le persone fisiche e da 139 € a 1.504 € per le società, secondo il valore della domanda. Solo un ufficiale giudiziario può eseguire una sentenza. Se ti trovi in un altro Paese dell’UE, l’ingiunzione di pagamento europea (regolamento (CE) n. 1896/2006) riguarda i crediti non contestati; nei Paesi Bassi se ne occupa il tribunale dell’Aia (rechtbank Den Haag), che accetta le domande solo in olandese. MaisonMail spedisce lettere; non agisce in giudizio né recupera crediti.

Spedire la lettera e conservare le prove

Carica il PDF definitivo o scrivi la lettera in MaisonMail, e aggiungi le fatture in PDF durante l’invio. È l’indirizzo del destinatario a determinare la destinazione; i servizi disponibili, la consegna stimata e il prezzo finale sono mostrati prima del pagamento. La legge olandese richiede che queste lettere siano in forma scritta ma non prescrive alcun mezzo: una lettera ordinaria o tracciata è valida. Conta che arrivi al debitore (art. 3:37 lid 3 BW), e devi provare quando è arrivata, soprattutto per la veertiendagenbrief, altrimenti il giudice nega le spese. Calcola i tempi di stampa e consegna, invia la stessa lettera per e-mail e chiedi una conferma di ricevimento. Se il ricevimento rischia di essere contestato o la prescrizione è vicina, inviala anche per raccomandata olandese (aangetekende brief) o falla notificare da un ufficiale giudiziario; una lettera tracciata non è una raccomandata. Conserva una copia della lettera esatta: il tracciamento dimostra che l’invio è arrivato, non cosa conteneva.