Sollecito di pagamento e messa in mora: come fare

Risposta rapida

Spesso si comincia con un cordiale sollecito di pagamento, ma per la legge conta la richiesta scritta che costituisce in mora il debitore (messa in mora, art. 1219 c.c.), salvo che la mora sia automatica. Da quel momento decorrono gli interessi legali: l’1,60% annuo nel 2026. Tra imprese gli interessi decorrono senza bisogno di alcuna richiesta, più un importo forfettario di 40 €. La messa in mora interrompe la prescrizione quando arriva al debitore: conserva la prova di ricevimento. La diffida ad adempiere è un’altra cosa: scioglie il contratto. La via giudiziaria è il decreto ingiuntivo.

Questa guida riguarda le somme già dovute da una società o da un privato in Italia: una fattura non pagata, un rimborso concordato, un prestito o un deposito non restituito. Offre informazioni generali e non sostituisce una consulenza legale. Per il deposito cauzionale dell’affitto consulta la guida sulle lettere al proprietario di casa; per presentare un reclamo o rivolgerti a un organismo stragiudiziale, quella sulla lettera di reclamo; per chiudere un contratto, quella sulla disdetta di un contratto.

Verificare il credito e la scadenza

Devi sapere perché ti spetta il denaro e quando il pagamento è scaduto; conserva contratto, fattura, ricevute dei bonifici e messaggi. Per un prestito (mutuo) senza un termine di restituzione concordato, il termine lo fissa il giudice (art. 1817 c.c.). Se il rimborso dipende da un recesso o da un prodotto difettoso, accerta prima questo presupposto.

Cominciare con un sollecito di pagamento

Il sollecito non ha una forma prestabilita. L’art. 1219 c.c. parla soltanto di «intimazione o richiesta fatta per iscritto», quindi anche una chiara richiesta scritta di pagamento può già costituire in mora il debitore. Per non lasciare dubbi, usa la messa in mora formale riportata più avanti.

Oggetto: Sollecito di pagamento — fattura n. [numero] del [data]

Spett.le [Società],

Vi segnalo che risulta ancora da saldare la fattura n. [numero] del [data], relativa a [beni o servizi], scaduta il [data di scadenza], per un importo di [importo] euro.

Vi chiedo cortesemente di provvedere al pagamento entro il [data] mediante bonifico sul conto intestato a [intestatario], IBAN [IBAN], indicando nella causale il numero della fattura.

Se il pagamento è già stato effettuato, Vi prego di inviarmi gli estremi del bonifico; se invece ritenete che l’importo non sia dovuto, Vi prego di comunicarmene per iscritto i motivi.

Distinti saluti [Nome e cognome]

Mettere in mora il debitore

La messa in mora formale non serve se il debito deriva da un fatto illecito, se il debitore ha dichiarato per iscritto di non voler pagare o se è scaduta una somma da pagare al tuo domicilio (art. 1219 c.c.). Salvo diverso accordo o uso, il denaro si paga al domicilio del creditore (art. 1182 c.c.): per una somma determinata con una scadenza, quindi, la mora è spesso automatica, anche se il punto può essere contestato quando l’importo è incerto. Dalla mora sono dovuti gli interessi legali, anche senza provare alcun danno (art. 1224 c.c.): l’1,60% annuo nel 2026, un tasso che il Ministero dell’Economia e delle Finanze può modificare ogni anno (art. 1284 c.c.).

Tra imprese, compresi i professionisti, o con una pubblica amministrazione si applica il D.Lgs. 231/2002: salvo diverso accordo, il pagamento è dovuto 30 giorni dopo il ricevimento della fattura; poi decorrono, senza bisogno di richiesta, gli interessi moratori al tasso di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti percentuali, più un importo forfettario di 40 € (artt. da 4 a 6). Per la messa in mora non è previsto un termine minimo; è comune concedere 15 giorni dal ricevimento.

Oggetto: Diffida e messa in mora — [riferimento: fattura, contratto o accordo]

Gentile [Nome e cognome],

in forza di [contratto, accordo o fattura] del [data] Lei è tenuto/a a corrispondermi [importo] euro entro il [data di scadenza], a titolo di [motivo del pagamento]. Ad oggi ho ricevuto [importo già pagato, eventualmente 0] euro e restano dovuti [importo residuo] euro.

Con la presente La invito formalmente a corrispondere [importo residuo] euro entro [numero] giorni dal ricevimento di questa lettera, mediante bonifico sul conto intestato a [intestatario], IBAN [IBAN], causale [riferimento].

La presente vale quale costituzione in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c. e quale atto interruttivo della prescrizione ai sensi dell’art. 2943 c.c. Sulla somma decorrono gli interessi legali dalla mora (art. 1224 c.c.).

Se ritiene di non dovere la somma o di averla già pagata, La prego di comunicarmelo per iscritto. In mancanza di pagamento nel termine indicato, mi riservo di agire nelle sedi competenti.

Distinti saluti [Nome e cognome]

La diffida ad adempiere è un’altra cosa

Il termine «diffida» si usa spesso per qualsiasi avvertimento formale, come nell’esempio qui sopra, che non scioglie nulla. La diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.) ha una portata più ristretta: in un contratto a prestazioni corrispettive, cioè con obblighi a carico di entrambe le parti, fissi per iscritto un termine, di norma non inferiore a 15 giorni, e dichiari che, in mancanza di adempimento entro quel termine, il contratto s’intenderà risolto. Scaduto il termine, il contratto si risolve di diritto, in genere con effetto retroattivo, e al posto dell’adempimento chiedi le restituzioni e il risarcimento del danno (artt. 1453 e 1458 c.c.). Può servire contro un fornitore che non ha mai consegnato dopo che hai pagato, raramente per la fattura di un lavoro già svolto.

Se il pagamento continua a non arrivare

Tieni d’occhio la prescrizione: dieci anni per la maggior parte dei crediti (art. 2946 c.c.), cinque per canoni di locazione, interessi e pagamenti periodici (art. 2948), tre per i compensi dei professionisti, con regole particolari di prescrizione presuntiva (art. 2956). Oltre alla messa in mora, la interrompe anche il riconoscimento del debito da parte del debitore, per esempio una richiesta di rateizzazione (art. 2944).

La via giudiziaria più comune è il decreto ingiuntivo, che si può chiedere per una somma liquida provata per iscritto; per le imprese la prova può consistere anche in estratti autentici delle scritture contabili o in fatture elettroniche trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (artt. 633 e 634 c.p.c.). Di norma serve un avvocato, salvo nelle cause di valore non superiore a 1.100 € davanti al giudice di pace (art. 82 c.p.c.). Il debitore ha 40 giorni dalla notifica per pagare o proporre opposizione; altrimenti il decreto può essere dichiarato esecutivo (artt. 641 e 647 c.p.c.).

Prima di una causa ordinaria fino a 50.000 €, il tuo avvocato deve invitare il debitore alla negoziazione assistita; l’obbligo non vale per il decreto ingiuntivo, per i contratti tra un’impresa e un consumatore né quando non serve un avvocato (art. 3 D.L. 132/2014). La mediazione è condizione di procedibilità in materie come locazione, condominio, contratti assicurativi, bancari e di somministrazione (art. 5 D.Lgs. 28/2010); se il debitore propone opposizione a un decreto ingiuntivo in queste materie, è il creditore a dover avviare la mediazione (art. 5-bis).

Se tu e il debitore vi trovate in due Paesi diversi dell’UE, il procedimento europeo per le controversie di modesta entità copre i crediti fino a 5.000 € (Reg. (CE) n. 861/2007), e l’ingiunzione di pagamento europea, per i crediti pecuniari non contestati, concede al convenuto 30 giorni per fare opposizione (Reg. (CE) n. 1896/2006); i moduli sono sul portale europeo e-Justice. MaisonMail spedisce le lettere; non agisce in giudizio e non recupera crediti.

Spedire la lettera definitiva e conservare le prove

Carica il PDF completato o scrivi la lettera in MaisonMail, e aggiungi i PDF giustificativi durante la procedura di invio. È l’indirizzo del destinatario a determinare la destinazione; i servizi disponibili, la consegna stimata e il prezzo finale sono mostrati prima del pagamento. Conserva la lettera esatta, gli allegati e ogni prova di consegna. Il tracciamento dimostra che l’invio è arrivato, non che cosa conteneva.

La messa in mora ha effetto quando arriva al debitore, e si presume conosciuta quando giunge al suo indirizzo (artt. 1334 e 1335 c.c.): per interrompere la prescrizione o provare la mora devi quindi poter dimostrare il ricevimento. Di solito questo significa una raccomandata A/R, con l’avviso di ricevimento firmato, o una PEC, le cui ricevute hanno valore legale (art. 48 D.Lgs. 82/2005); gli indirizzi PEC di imprese e professionisti si trovano nell’elenco pubblico INI-PEC. Una lettera ordinaria o tracciata non è una raccomandata A/R. Se la prova di ricevimento conta, usa anche uno di questi mezzi.