Mahnung schreiben: Verzug, Zinsen und Mahnbescheid

Schnellantwort

Mit einer Mahnung forderst du schriftlich einen Betrag ein, der bereits fällig ist. Sie setzt den Schuldner in Verzug, und ab dann kannst du Verzugszinsen verlangen. Eine Mahnung genügt: Eine Regel, nach der du dreimal mahnen musst, gibt es nicht. Nenne den Grund der Forderung, den noch offenen Betrag und ein konkretes Zahlungsdatum. Bei Rechnungen kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang in Verzug, ein Verbraucher allerdings nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Eine Mahnung ist keine gerichtliche Entscheidung: Der Weg über das Gericht führt zum Mahnbescheid.

Diese Hinweise richten sich an alle, die eine Person oder ein Unternehmen in Deutschland auffordern wollen, eine bestehende Schuld oder eine bereits fällige Erstattung zu zahlen. Eine Mahnung ist eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung: Sie beweist nicht, dass deine Forderung berechtigt ist, und sie ist keine gerichtliche Entscheidung. Du kannst sie per E-Mail oder per Post verschicken; der Postweg ist möglich, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Geht es um Geld aus einem gekündigten Vertrag, lies zuerst unseren Ratgeber zur Kündigung von Verträgen.

Zuerst die Forderung prüfen

Mach dir klar, warum der Empfänger dir Geld schuldet und seit wann die Zahlung fällig ist: zum Beispiel eine unbezahlte Rechnung für eine Arbeit, die du erledigt hast, oder eine zugesagte Erstattung, die bis heute nicht eingegangen ist. Heb Vertrag, Rechnung, Zahlungsbelege und die wichtigen Nachrichten auf. Mangelhafte Ware berechtigt nicht automatisch zur sofortigen Rückzahlung: Nach dem Gewährleistungsrecht darf der Verkäufer in der Regel zuerst reparieren oder Ersatz liefern (Nacherfüllung). Widerruf, Kündigung und Rückzahlungsaufforderung sind verschiedene Schritte; kläre deshalb, worauf sich dein Anspruch auf Rückzahlung stützt, bevor du das Muster dafür verwendest.

Betrag und Angaben vorbereiten

Nenne deinen Namen und deine Anschrift, den korrekten Namen und die Postanschrift des Schuldners, die Vertrags- oder Bestellnummer, den Zahlungsgrund, das Fälligkeitsdatum, den ursprünglichen Betrag, bereits erhaltene Zahlungen und den noch offenen Betrag. Gib deine Bankverbindung für die Überweisung an. Führe Belege als Anlagen auf, schick aber keine Ausweiskopien oder Kontoauszüge mit, die nicht nötig sind. Ersetze alle Platzhalter und ergänze beide Adressblöcke und das Datum.

Eine klare Zahlungsfrist setzen

Verlange die Zahlung bis zu einem bestimmten Datum und rechne die Zustelldauer mit ein. Üblich sind etwa zwei Wochen ab Zugang des Briefs, eine bestimmte Frist schreibt das Gesetz aber nicht vor. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Eine Mahnung ist nicht nötig, wenn die Zahlung zu einem bestimmten Kalenderdatum fällig war oder der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert hat. Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, ein Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat. Ab Verzugseintritt laufen gesetzliche Zinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Schlag Mahngebühren oder Inkassokosten nur auf, wenn du geprüft hast, ob und in welcher Höhe sie dir zustehen.

Mahnung — [Vertrags- oder Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus [konkreter Zahlungsgrund] ist seit dem [Fälligkeitsdatum] ein Betrag von [ursprünglicher Betrag] EUR fällig. Nach Abzug bereits eingegangener Zahlungen von [Betrag, gegebenenfalls 0] EUR verbleiben [offener Betrag] EUR.

Hiermit fordere ich Sie auf, den offenen Betrag bis zum [angemessenes Zahlungsdatum] auf [Kontoinhaber und IBAN] zu überweisen. Bitte geben Sie als Verwendungszweck [Referenz] an.

Falls Sie die Forderung bestreiten oder bereits bezahlt haben, teilen Sie mir bitte den Grund beziehungsweise die Zahlungsdaten mit.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Muster für eine Rückzahlungsaufforderung

Verwende dieses Muster nur, wenn eine Rückzahlung tatsächlich fällig ist. Nenne die Grundlage, etwa eine vereinbarte Erstattung oder einen wirksamen Widerruf, und füge die relevanten Daten sowie den Nachweis bei, dass du die Ware zurückgeschickt hast. Nach einem wirksamen Widerruf eines Online- oder Fernabsatzkaufs muss der Händler in der Regel innerhalb von 14 Tagen zurückzahlen, darf aber warten, bis er die Ware zurückerhalten hat oder du nachweist, dass du sie abgeschickt hast (§ 357 BGB). Das Muster verlangt nur den offenen Betrag, ohne Zinsen oder sonstige Kosten.

Aufforderung zur Rückzahlung — [Bestell- oder Vertragsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund von [geprüfter Rückzahlungsgrund mit Datum] steht mir eine Rückzahlung von [Betrag] EUR zu. Die Rückzahlung ist seit dem [geprüftes Fälligkeitsdatum] fällig. Bisher erhaltene Teilzahlungen habe ich berücksichtigt; offen sind [Restbetrag] EUR.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [angemessenes Zahlungsdatum] auf [Kontoinhaber und IBAN]. Die relevanten Belege sind beigefügt: [Belege].

Falls Sie der Rückzahlung widersprechen oder bereits gezahlt haben, bitte ich um eine begründete Antwort beziehungsweise die Zahlungsdaten.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Wenn das Geld trotzdem nicht kommt

Prüfe, ob inzwischen eine Zahlung oder eine Antwort eingegangen ist, und zieh dann eine Verbraucherberatung, eine Schlichtung oder rechtliche Hilfe in Betracht. Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein eigenes Verfahren: Du beantragst es online über das zentrale Portal der Mahngerichte, und das Gericht erlässt den Mahnbescheid, ohne zu prüfen, ob die Forderung berechtigt ist. Legt der Schuldner Widerspruch ein, meist innerhalb von zwei Wochen, kann daraus ein streitiges Gerichtsverfahren werden. Dein eigener Brief ist kein Mahnbescheid. Die meisten Forderungen verjähren drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung (§ 204 BGB), und zwar schon ab dem Tag deines Antrags, wenn er demnächst zugestellt wird; eine weitere Mahnung hemmt sie dagegen nicht. MaisonMail verschickt deine Briefe, stellt aber keine Anträge bei Gericht und treibt keine Forderungen ein.

Brief abschicken und Nachweise sichern

Lade dein fertiges PDF hoch oder schreib deinen Brief in MaisonMail und füge Belege im Versandablauf als PDF hinzu. Die Empfängeranschrift bestimmt das Zielland; verfügbare Versandarten, die voraussichtliche Zustelldauer und der Endpreis werden vor der Zahlung angezeigt. Heb den Brief genau in der verschickten Fassung auf, außerdem die Anlagen, die Zahlungsbelege und jeden Zustellnachweis. Sendungsverfolgung oder eine Empfangsunterschrift belegen, dass eine Sendung angekommen ist, aber nicht, was sie enthielt.