Mahnung in Belgien schreiben: Erinnerung und mise en demeure

Schnellantwort

In Belgien ist eine mise en demeure (förmliche Inverzugsetzung, art. 5.231 C. civ.) eine klare Zahlungsaufforderung. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, ein Standardbrief oder ein Brief mit Sendungsverfolgung ist also wirksam, aber du musst beweisen, dass er beim Schuldner angekommen ist. Ab dann laufen gesetzliche Zinsen: 4,5 % pro Jahr im Jahr 2026. Zwischen Unternehmen laufen Zinsen ab der Fälligkeit automatisch, 2026 mit 10,5 %, dazu eine Pauschale von 40 €. Bist du ein Unternehmen und dein Schuldner ein Verbraucher, schick eine kostenlose erste Erinnerung und warte 14 Tage, bevor du etwas berechnest. Dein eigener Brief unterbricht die Verjährung nicht, und vor einer injonction de payer (gerichtlicher Zahlungsbefehl im vereinfachten Verfahren) brauchst du ein Einschreiben mit Rückschein oder einen Gerichtsvollzieher.

Dieser Ratgeber behandelt Beträge, die ein Unternehmen oder eine Privatperson in Belgien bereits schuldet: eine offene Rechnung, eine vereinbarte Erstattung oder ein nicht zurückgezahltes Darlehen. Er bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für eine Mietkaution siehe Briefe an den Vermieter in Belgien; für eine Beschwerde über Waren oder eine Dienstleistung siehe förmliche Beschwerde in Belgien; um einen Vertrag zu beenden, siehe Vertrag in Belgien kündigen. Das belgische Recht schreibt für einen privaten Brief keine Sprache vor (art. 30 der Verfassung), daher gelten die französischen Muster unten auch in Flandern; ein flämischer Schuldner antwortet aber unter Umständen auf Niederländisch.

Forderung und Schuldner prüfen

Halte fest, warum dir das Geld zusteht und wann es fällig wurde, und heb Vertrag, Rechnung, Überweisungsbelege und Nachrichten auf. Es gibt drei Regelungen:

• Zwischen Unternehmen, auch wenn ein Selbständiger einem Unternehmen eine Rechnung stellt: Ist keine Frist vereinbart, ist die Zahlung 30 Kalendertage nach Eingang der Rechnung fällig, und vereinbarte Fristen dürfen 60 Tage nicht überschreiten (art. 4 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales).
• Unternehmen gegenüber Verbrauchern: Buch XIX des Code de droit économique (CDE, Wirtschaftsgesetzbuch), in Kraft seit dem 1. September 2023, begrenzt, was du berechnen darfst.
• Zwischen Privatpersonen, etwa bei einem privaten Darlehen: Es gilt nur das allgemeine Zivilrecht.

Die hier zitierten Regeln des neuen Zivilgesetzbuchs gelten für Verträge, die ab dem 1. Januar 2023 geschlossen wurden; ein älterer Vertrag bleibt beim alten Zivilgesetzbuch, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben (art. 64 de la loi du 28 avril 2022).

Verbraucher als Schuldner: kostenlose erste Erinnerung schicken

Bist du ein Unternehmen und dein Kunde ein Verbraucher, greift eine Klausel über Zinsen oder eine pauschale Entschädigung (clause indemnitaire) erst nach einer ersten Erinnerung und frühestens nach 14 Kalendertagen (art. XIX.2 CDE). Die erste Erinnerung ist kostenlos und muss auf einem dauerhaften Datenträger verschickt werden, etwa auf Papier oder per E-Mail. Bei einer Erinnerung auf Papier beginnen die 14 Tage am dritten Werktag nach dem Versand, bei einer E-Mail am Tag danach. Sie muss enthalten:

• den noch offenen Betrag und die Entschädigung, die berechnet wird, wenn er nicht innerhalb von 14 Tagen gezahlt wird;
• deinen Namen und deine Unternehmensnummer (numéro d’entreprise);
• das Produkt oder die Dienstleistung und das Fälligkeitsdatum;
• die Frist von 14 Tagen, bevor Kosten, Zinsen oder Entschädigungen anfallen.

Nach den 14 Tagen darfst du nur verlangen, was der Vertrag ausdrücklich vorsieht, innerhalb von Obergrenzen: Zinsen von höchstens 10,5 % pro Jahr im Jahr 2026 und eine Pauschale von höchstens 20 € bei einem Restbetrag bis 150 €; bei einem Restbetrag von 150,01 € bis 500 €: 30 € plus 10 % des Betrags zwischen 150,01 € und 500 €; bei einem Restbetrag über 500 €: 65 € plus 5 % des Betrags über 500 €; insgesamt nie mehr als 2.000 € (art. XIX.4). Du musst nachweisen können, dass du die Regeln eingehalten hast (art. XIX.2, § 5), heb also einen datierten Nachweis der Erinnerung auf. Der fett gedruckte Hinweis „Cette lettre ne concerne PAS une citation au tribunal“ ist nur für Inkassobüros, Anwälte und Gerichtsvollzieher vorgeschrieben: Füge ihn nicht selbst ein.

Objet : Premier rappel — facture n° [numéro de facture] du [date de la facture]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], relative à [description du produit ou du service], échue le [date d’échéance], n’a pas été réglée. Le montant restant dû s’élève à [montant] euros.

Ce premier rappel est gratuit. Vous disposez d’un délai de quatorze jours calendrier, qui commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l’envoi du présent rappel, pour régler ce montant sans frais par virement sur le compte [IBAN] au nom de [titulaire du compte], avec la référence [référence].

À défaut de paiement dans ce délai, [l’indemnité forfaitaire de [montant] euros et les intérêts de retard au taux de [taux] % par an] prévus par [les conditions générales ou le contrat] pourront vous être réclamés, conformément à l’article XIX.4 du Code de droit économique. Aucun frais, intérêt ni indemnité ne vous sera réclamé avant l’expiration de ce délai.

Si vous avez déjà effectué ce paiement, je vous remercie de ne pas tenir compte du présent rappel. Si vous contestez ce montant, je vous remercie de m’en indiquer les motifs par écrit. Les pièces justificatives sont à votre disposition sur simple demande.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. [Prénom et nom ou dénomination] Numéro d’entreprise : [numéro d’entreprise] [Adresse]

Sieht dein Vertrag weder Zinsen noch eine Entschädigung vor, streich den dritten Absatz: Dann kannst du nur gesetzliche Zinsen verlangen, und zwar ab einer späteren mise en demeure (art. 5.240 C. civ.).

Den Schuldner in Verzug setzen: mise en demeure

Eine mise en demeure ist eine einseitige Erklärung, mit der du dem Schuldner klar und eindeutig mitteilst, dass du die Zahlung verlangst; Gesetz, Vertrag oder Treu und Glauben können verlangen, dass du eine angemessene Frist setzt (art. 5.231 C. civ.). Du kannst sie kurz vor der Fälligkeit verschicken, sie wirkt aber erst, wenn dieser Termin verstrichen ist (art. 5.232). Sie ist nicht nötig, wenn der Schuldner erklärt hat, nicht zu zahlen, oder wenn er nach Gesetz oder Vertrag mit Ablauf der Fälligkeit in Verzug gerät (art. 5.233). Ab der mise en demeure sind gesetzliche Zinsen fällig, ohne dass du einen Schaden nachweisen musst (art. 5.240): 2026 sind es 4,5 % pro Jahr; der Satz wird jedes Jahr im Moniteur belge (belgisches Staatsblatt) veröffentlicht. Zinseszinsen fallen nur nach einer schriftlichen mise en demeure an, und nur auf Zinsen, die für mindestens ein volles Jahr geschuldet sind (art. 5.207). Eine Mindestfrist gibt es nicht; üblich sind 8 bis 15 Tage ab Zugang.

Zwischen Unternehmen ist keine Aufforderung nötig: Zinsen sind ab dem Tag nach der Fälligkeit automatisch fällig, in Höhe des EZB-Referenzsatzes plus 8 Prozentpunkte, aufgerundet auf den nächsten halben Prozentpunkt (10,5 % pro Jahr für beide Halbjahre 2026), dazu eine Pauschale von 40 € und angemessene weitere Beitreibungskosten (art. 5 und 6 de la loi du 2 août 2002). Eine Klausel, die Verzugszinsen ausschließt, gilt als offensichtlich missbräuchlich, und bei einer Klausel, die die 40 € ausschließt, wird das vermutet; der Richter kann sie daher unangewendet lassen (art. 7). Eine offensichtlich unangemessene Vertragsstrafe kann der Richter herabsetzen (art. 5.88 C. civ.).

Behalte im Muster den Zinsabsatz, der auf dich zutrifft; für einen vor 2023 geschlossenen Vertrag gilt das alte Zivilgesetzbuch, streich also die Verweise auf die Artikel 5.231 und 5.240. Einem Verbraucher schickst du sie erst nach der ersten Erinnerung und deren 14 Tagen, und du verlangst nur die Beträge, die du in dieser Erinnerung angekündigt hast.

Objet : Mise en demeure de payer — [facture n° [numéro] du [date] ou autre référence]

Madame, Monsieur,

En vertu de [contrat, bon de commande ou facture] du [date], vous êtes tenu(e) de me payer la somme de [montant] euros au titre de [objet de la créance], exigible depuis le [date d’échéance]. À ce jour, j’ai reçu [montant déjà payé, le cas échéant 0] euros et il reste dû [solde] euros.

Par la présente, je vous mets en demeure, au sens de l’article 5.231 du Code civil, de me payer la somme de [solde] euros dans un délai de [nombre] jours à compter de la réception de la présente, par virement sur le compte [IBAN] au nom de [titulaire du compte], avec la référence [référence].

[Des intérêts au taux légal sont dus sur cette somme à compter de la présente mise en demeure, conformément à l’article 5.240 du Code civil. / Conformément aux articles 5 et 6 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, des intérêts de retard sont dus de plein droit depuis le [lendemain de la date d’échéance], ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 euros.]

Si vous estimez ne pas devoir cette somme ou l’avoir déjà payée, je vous remercie de me le faire savoir par écrit dans le même délai. À défaut de paiement dans ce délai, je me réserve le droit d’engager les procédures judiciaires appropriées.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. [Prénom et nom ou dénomination] [Adresse]

Die Verjährung im Blick behalten

Die meisten vertraglichen Forderungen verjähren nach 10 Jahren (art. 2262bis des alten Zivilgesetzbuchs, ancien Code civil), Beträge, die jährlich oder in kürzeren Abständen zu zahlen sind, wie Miete oder Zinsen, nach 5 Jahren, ebenso Forderungen für Wasser, Gas, Strom oder Telekommunikation (art. 2277). Für Verkäufer von Waren an Privatpersonen gilt eine Einjahresregel (art. 2272); ob sie auch Dienstleistungen oder Selbständige erfasst, ist ungeklärt. Ein Brief, den du selbst schickst, unterbricht die Verjährung nicht. Eine Klage, eine Zahlungsaufforderung durch einen Gerichtsvollzieher nach art. 1394/21 C. jud., eine Pfändung oder ein Anerkenntnis des Schuldners, etwa eine Teilzahlung, unterbricht sie dagegen (art. 2244 und 2248). Ebenso, einmalig, eine mise en demeure, die dein Anwalt oder ein Gerichtsvollzieher per Einschreiben mit Rückschein an einen Schuldner mit Wohnsitz in Belgien schickt und die die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält; sie verschafft dir ein weiteres Jahr (art. 2244, § 2).

Wenn das Geld trotzdem nicht kommt

• Verbraucher als Schuldner: Nach deiner Erinnerung kann ein Anwalt, ein Gerichtsvollzieher oder ein registriertes Inkassobüro eine weitere förmliche Aufforderung schicken und muss erneut 14 Tage warten; der Verbraucher kann einen Zahlungsplan verlangen (art. XIX.7 und XIX.9 CDE).
• Unbestrittene Geschäftsforderung: Dein Anwalt beauftragt einen Gerichtsvollzieher (huissier de justice), der eine Zahlungsaufforderung zustellt. Der Schuldner hat einen Monat Zeit, zu zahlen, einen Zahlungsplan zu beantragen oder die Forderung mit Begründung zu bestreiten. Tut er nichts, stellt der Gerichtsvollzieher frühestens acht Tage nach Ablauf dieses Monats fest, dass die Forderung nicht bestritten wurde, und diese Feststellung wird ohne Richter vollstreckbar; der Schuldner kann sie innerhalb eines Monats nach der Zustellung noch vor Gericht anfechten (art. 1394/20 bis 1394/27 C. jud.). Beide Parteien müssen im belgischen Unternehmensregister eingetragen sein oder, seit dem 26. Februar 2026, in einem damit verknüpften Unternehmensregister eines EU-Landes, und Zinsen und Vertragsstrafen sind auf 10 % der Hauptforderung begrenzt.
• Injonction de payer: beim juge de paix bis 1.860 €, gestützt auf ein Schriftstück des Schuldners, oder zwischen Unternehmen beim tribunal de l’entreprise (Unternehmensgericht), unabhängig vom Betrag. Vorher muss eine Aufforderung durch einen Gerichtsvollzieher zugestellt oder per lettre recommandée avec accusé de réception (Einschreiben mit Rückschein) verschickt werden, die eine Frist von 15 Tagen setzt und die art. 1338 bis 1344 C. jud. wiedergibt, sonst ist das Verfahren nichtig (art. 1339). Ein Anwalt unterschreibt den Antrag (art. 1340), und der Schuldner muss in Belgien wohnen (art. 1344).
• Normale Klage: Der juge de paix (Friedensrichter) entscheidet über Forderungen bis 5.000 € (art. 590 C. jud.); Streitigkeiten zwischen Unternehmen gehören vor das tribunal de l’entreprise (art. 573).

Wohnen du und der Schuldner in verschiedenen EU-Ländern, steht dir für Forderungen bis 5.000 € das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen ohne Anwalt offen, und für unbestrittene Forderungen der Europäische Zahlungsbefehl; die Formulare findest du auf dem Europäischen Justizportal (e-Justice). MaisonMail verschickt deine Briefe, geht aber nicht vor Gericht und treibt keine Forderungen ein.

Brief abschicken und Nachweise sichern

Lade dein fertiges PDF hoch oder schreib deinen Brief in MaisonMail und füge Belege im Versandablauf als PDF hinzu. Die Empfängeranschrift bestimmt das Zielland; verfügbare Versandarten, die voraussichtliche Zustelldauer und der Endpreis werden vor der Zahlung angezeigt. Eine Aufforderung wirkt erst, wenn sie beim Schuldner eingeht (art. 1.5 C. civ.); plane deshalb die Zustellung ein, bevor du deine Frist berechnest. Für eine Erinnerung oder eine mise en demeure ist ein Standardbrief oder ein Brief mit Sendungsverfolgung wirksam, aber die Sendungsverfolgung zeigt nur, dass eine Sendung angekommen ist, nicht, was sie enthielt; schickst du denselben Text zusätzlich per E-Mail, hast du einen datierten Nachweis. MaisonMail verschickt keine lettre recommandée: Wo das Gesetz ein Einschreiben mit Rückschein oder einen Gerichtsvollzieher verlangt, wie vor einer injonction de payer, nutze diesen Weg, meist über deinen Anwalt. Heb den Brief genau in der verschickten Fassung auf, außerdem die Anlagen und jeden Zustellnachweis.